Configure su centro, prestaciones y recursos.

Por dónde empezar

Inicie sesión en la zona de administració de tuOtempO:

Ir: Configura > Centro

A. Centro

1. Perfil del Centro

a) Información del Centro

Información del Centro

Rellene los campos y Guardar.

i. Regiones

Reservar en línea con tuOtempO WEB - El menú desplegable de regiones se utiliza para los portales Web que cubren diversas regiones.

ii. Campos de Dirección

Los campos de dirección (Provincia, Ciudad, Código Postal, Dirección) se utilizan para las comunicaciones a clientes, búsqueda por proximidad geográfica y creación de mapas.

iii. Email Administrativo

Para información de contabilidad y notificaciones técnicas.

iv. Email de Soporte

Reservar en línea con tuOtempO WEB - una forma de ayuda en línea disponible para los pacientes. Sus solicitudes serán enviadas a esta dirección.

v. Número de fax para emergencias

Rellene este campo con su número de fax. Si pierde su conexión a internet, envíe un mensaje de texto al teléfono móvil +393452919263 utilizando el código que se muestra (FAX….) y recibirá las citas del día via fax.

RecordarComunicación Automática con tuOtempO MEMO - Copie y guarde el número de emergencia (+393452919263) y su código personal (FAX….) en un lugar seguro donde no sea necesaria la red. Los necesitará para recibir las citas del día, por fax, en caso de que pierda su conexión a internet
vi. Nombre de la compañía

El nombre de la empresa es el que se utilizará en el acuerdo de privacidad establecido con el usuario.

b) Preferencias

Preferencias del centro

Rellene los campos y Guardar.

i. Actividad

Aqui puede definir el vocabulario que se utiliza en el área de administración.

ii. Horarios

El horario de atención serán las horas predeterminadas para todos los nuevos recursos. Puede modificarlas de forma individual en el perfil de recursos.

NotaLa unidad de tiempo de las citas se debe definir antes de establecer el horario de atención del Centro. Por defecto son de 15 minutos (por ejemplo, para citas con duración de 15, 30 y 45 minutos). Para cambiar este valor debe ir a Configura > Agenda > Duración minima de las citas en agenda.
iii. Prefijo internacional

Si el paciente no define el prefijo de su país en su número de teléfono, se aplicará por defecto el que sea establecido aqui. Use el simbolo + antes del número, por ejemplo +34 para España.

c) Estilo

Elija su estilo

Elija entre los estilos disponibles en la zona de administración y Guarde sus preferencias.

2. Ubicaciones Adicionales

Ir: Configura > Centro > Ubicaciones > Añadir

Por defecto, la información que se da en el Perfil del Centro será utilizada como la primera ubicación. Lugares adicionales pueden ser distintas direcciones o diferentes departamentos con la misma dirección.

a) Nombre de la Ubicación

El Nombre de la Ubicación es utilizado internamente en la zona de administración de tuOtempO.

b) Nombre visualizado

Reservar en línea con tuOtempO WEB - El Nombre visualizado aparecerá a los pacientes y a los operadores en el módulo de reserva en línea.

c) Notas

Las notas pueden ser utilizadas para ofrecer a los pacientes mensajes específicos para una ubicacion, por ejemplo: Registrarse en la recepción del Tercer Piso.

d) Importar Ubicaciones

Puede importar un gran número de ubicaciones utilizando la función Importar Ubicaciones.

B. Prestaciones

1. Gestión de Prestaciones

Ir: Configura > Centro > Prestaciones > Añadir

Añadir prestaciones

Rellene los campos disponibles y Guardar.

a) Grupos

Para crear un Grupo, cree una nueva prestación, utilice el menú desplegable Seleccionar un grupo y seleccione Nuevo Grupo. El grupo de prestaciones se puede utilizar de maneras diferentes :

  • Planificación de Recursos - Si los recursos solo aceptan determinadas citas en ciertos momentos de la semana (ejemplo: Nuevas Citas el jueves por la tarde), grupos pueden ser utilizados para obtener este resultado.
  • Reservar en línea con tuOtempO WEB - Cuando los pacientes o el personal buscan las fechas disponibles, pueden empezar a buscar por grupo.
Consejo: Un principio general de usabilidad es que el número de elementos máximo de una lista que una persona puede asimilar inmediatamente es 7. Si maneja menos de 7 tipos de prestaciones diferentes, dividirlas en grupos pequeños puede no valer la pena.
b) Duración

La duración de la prestación será un múltiplo de la duración minima.

Aviso: Para cambiar la duración minima, vaya a Configura > Agenda > Duración minima de las citas.
c) Precio

Reservar en línea con tuOtempO WEB - Enseñar a los pacientes el precio es opcional. Por ejemplo, se puede rellenar aqui (para uso interno) y desactivar en el módulo de reservas.

d) Web

Marque la opción Web si desea que la prestación esté disponible para reservas en línea.

e) Memo

Marque la opción Memo si desea que se envíen por esta prestación las comunicaciones por correo electrónico, mensajes de texto o voz generada por ordenador.

f) Aviso

Reservar en línea con tuOtempO WEB - Avisos aparecen en el módulo de Reservas en línea antes de hacer alguna reserva.

g) Preparación

La Preparación aparece antes de hacer la reserva en línea, en versión para imprimir del reporte de la cita y opcionalmente se puede enviar a los pacientes (por ejemplo recordatorios antes de la cita por correo electrónico, mensaje de texto o voz generada por ordenador).

h) Sinónimos

Reservar en línea con tuOtempO WEB - sinónimos se utilizan en la opción Búsqueda Prestación que se encuentra en el módulo de reserva en línea.

i) Revisiones

Revisiones se utilizan para enviar mensajes para recordar una revisión después de una cita.

2. Administrar Grupos

Ir: Configura > Centro > Grupos > Modificar

Administrar Grupos

La página Grupos se utiliza para modificar los grupos de prestaciones que ya existen.

NotePara crear un nuevo grupo, vaya a Prestaciones y siga las instrucciones anteriores.
a) Título del grupo

Ingrese el nombre de su elección y haga clic en Guardar para cambiar el nombre de un Grupo de Prestaciones.

b) Orden

Utilice las flechas para cambiar el orden en que aparecen las prestaciones dentro de un grupo.

c) Reserva Web

Reservar en línea con tuOtempO WEB- Marque o desmarque esta opción para activar la Reserva en línea para todas las prestaciones de este grupo.

d) Mostrar Recursos

Reservar en línea con tuOtempO WEB  - Marque o desmarque para mostrar o esconder el nombre de los recursos que ofrecen estas prestaciones.

EjemploSu centro tiene escáners y doctores disponibles para ser reservados. Sus pacientes podrán elegir el nombre del doctor, pero no podrán elegir el escáner cuando reservan una cita. Para obtener este resultado, coloque todas las prestaciones que se relacionan con los recursos escáner en un mismo grupo y desmarque la opción Mostrar Recursos.
e) Importar Recursos y Prestaciones

Utilice la opción Importar Recursos y Prestaciones para una importación masiva de grandes cantidades de datos.

3. Administrar las Mutuas

Ir: Configura > Centro > Mutuas > Añadir

Administrar las Mutuas

Mutuas se usan para permitir que la búsqueda de médicos y prestaciones se realize en función de la póliza de seguro que el paciente posee.

EjemploPaciente Olivia Martinez cuenta con una póliza con nivel Bronce con la compañía de seguros Health Life. Cuando ella busca una cita, solo se mostrarán todos aquellos recursos que cubran a los pacientes de Health Life Bronce y solo se mostrarán las prestaciones que entran dentro de la póliza nivel Bronce. Para cada prestación, el precio corresponde al acuerdo establecido para los usuarios del nivel Bronce.

Para la creación de las pólizas de seguro se deben seguir estos dos pasos:

a) Añadir una póliza
i. Mutua

Atribuya el nombre que desee en la casilla correspondiente.

ii. Web

Marque la casilla si desea que la póliza sea disponible en línea.

iii. Predeterminado

Marque la casilla para que esta sea la mutua predeterminada.

b) Prestaciones y Recursos asociados
i. Prestaciones Asociadas

Seleccione las prestaciones asociadas a la mutua y agregue los precios si es necesario.

ii. Doctores Asociados

Seleccione los doctores asociados a la mutua.

c) Importar

Utilice la función importar para importar un gran número de mutuas.

C. Doctores

Ir: Configura > Doctores > Añadir

1. Información del Doctor

Información del Doctor

a) Información del Doctor

Rellene los campos correspondientes y clic en Guardar.

i. Nivel de Acceso

Define la cantidad de información diponible para los recursos.

ii. Notas

Las notas se pueden utilizar para enviar información específica sobre el recurso a los pacientes.

b) Otras preferencias
i. Sincronizar calendario

Sincronizar calendario permite exportar la información de las citas a la agenda electrónica de los recursos. Es ideal para la sincronización smartphone.

2. Prestaciones

a) Prestaciones

Prestaciones específicas del recurso

Marque la casilla de un grupo de prestaciones para seleccionar todas las prestaciones del grupo, o marque las prestaciones individuales dentro de un grupo.

Por defecto, la duración y el precio es la misma definida para todo el Centro.

Use el menú desplegable y las casillas para sobrescribir para el recurso individual las configuraciónes del Centro.

Guardar los cambios.

3. Calendario

Calendario de trabajo del recurso

a) Calendario de trabajo de los recursos

Por defecto, el calendario de trabajo de los recursos se define en nivel del Centro. Modificar los valores que vienen por defecto y reemplace aquellos que considere necesarios de forma individual.

i. Desde > hasta el

El Desde dd/mm/yyyy hasta el dd/mm/yyyy permite definir la duración del calendario. Se puede utilizar por ejemplo para aquellos recursos temporales o la disponibilidad ocasional. Deje los valores como dd/mm/yyyy para que este calendario sea activado de forma indefinida.

ii. Editar un día de trabajo

Use el menú desplegable para editar la duración de la jornada laboral. La opción de jornada partida permite un intervalo (por ejemplo una pausa para comer a la mitad de turno).

iii. Modificar las prestaciones que se ofrecen en un calendario

Por defecto, todas las prestaciones que ofrece el recurso en el momento de su creación estarán disponibles para todo el tiempo. Se pueden desactivar ciertas prestaciones para que no estén disponibles, vea Diversos calendarios de trabajo para un recurso abajo.

AdvertenciaSi agrega una nueva prestación para un recurso después de su creación, debe agregarlo también al calendario para que sea visible. Haga clic en ”Modificar las prestaciones ofrecidas en este calendario” y verá que la casilla no está marcada - marque la casilla para hacerla disponible.
b) Personalizar las reglas de reserva Online
i. Distancia minima entre dos disponibilitades

Utilice esta opción si desea crear un lapso de tiempo entre las citas

EjemploSus citas tienen una duración de 45 minutos pero solo desea aceptar citas en línea al inicio de hora. Establezca la distancia mínima de 60 minutos entre cita y cita.
ii. Dimensión minima del tiempo residuo

Para evitar tiempo vacíos en su agenda, establezca un tiempo mínimo de distancia restante

Ejemplo Sus citas son de 40 minutos de duración y a usted le gustaría que fueran mas seguidas. Si una persona reserva a las 10:00 am y otra a las 11:00 am, quiere decir que tendrá un tiempo muerto de 20 minutos entre las visitas. Para evitarlo, establezca una distancia de 40 minutos entre cita y cita.
c) Diversos calendarios de trabajo para un recurso

Puede agregar diversos calendarios de trabajo para recursos individuales. Esta opción se usa para definir diversa disponibilidad de prestaciones en diversas horas o agregar disponibilidades excepcionales.

i. Definir varias prestaciones diferentes en diversas horas del día

Si un recurso desea ofrecer un grupo de prestaciones en un momento específico del día y otro grupo de prestaciones en otro momento del día, Añadir un otro Calendario de trabajo y asignar diversos grupos de prestaciones a cada Calendario de trabajo.

EjemploUn médico acepta sus pacientes regulares en cualquier momento de la semana, pero solo acepta que los nuevos pacientes vengan el viernes por la tarde. Para lograr este resultado debe crear un grupo de prestaciones Nuevos Pacientes que contiene la prestación Nuevo Paciente y un segundo grupo de prestaciones Otras Prestaciones que contiene las demas prestaciones. Cree primero Calendario de trabajo por toda la semana que inicie el lunes por la mañana y termine el viernes por la tarde. En la opción Modificar las prestaciones que se ofrecen en un calendario seleccione el grupo Otras Prestaciones. Cree un segundo Calendario de trabajo solo para el viernes por la tarde y en la opción Modificar las prestaciones que se ofrecen en un calendario, marque solo el grupo de Nuevos Pacientes.
ii. Disponibilidad excepcional

Si un recurso desea trabajar en un día en el que normalmente no trabaja, Añadir un Calendario de trabajo adicional utilizando la herramienta Desde dd/mm/yyyy hasta el dd/mm/yyyy para establecer el tiempo de trabajo para un periodo determinado.

EjemploUn médico no trabaja por lo general los miercoles, pero desea añadir una visita específica el miercoles. Añadir un Calendario de trabajo adicional e ingrese las horas para el miercoles utilizando la herramientea Desde dd/mm/yyyy hasta el dd/mm/yyyy para limitar el tiempo de la disponibilidad en la semana excepcional.

4. Ubicaciones

Seleccione la Ubicación donde el recurso trabaja normalmente.

a) Trabajar en diversas ubicaciones

Si un médico trabaja en diversas ubicaciones, en la mayoría de los casos deberá crear un recurso para cada lugar donde él trabaje.

AdvertenciaNo seleccione “ubicaciones multiples” para un médico que trabaje en dos lugares distintos en momentos diferentes de la semana. En su lugar, cree dos recursos distintos, por ejemplo,Dr Juarez - Clínica y Dr Juarez - Hospital, y asigne el Calendario de trabajo de acuerdo a su presencia en los diferentes centros.