Ci sono due modi di gestire le prenotazioni con tuOtempO Agenda. Questo tutorial ve li illustrerà entrambi.

Come iniziare

Accedete all'area amministratore di tuOtempO :

Percorso > Agenda

A. Scegliete tra Ricerca Disponibilità e Agenda Settimanale

1. Ricerca Disponibilità

La schermata Ricerca Disponibilità vi permette di fissare un appuntamento definendo i criteri di ricerca.

2. Agenda Settimanale

L'Agenda Settimanale vi permette di visualizzare le disponibilità all'interno della settimana selezionata e di cliccare su uno spazio vuoto per creare una prenotazione.

3. Come scegliere

Come regola generale, se gestite appuntamenti:

  • per più di sette risorse o
  • con più di due settimane di anticipo tra la prenotazione e l'appuntamento

troverete che Ricerca Disponibilità è il modo più veloce di fissare un appuntamento.

Se gestite appuntamenti:

  • per meno di sette risorse o
  • con meno di due settimane di anticipo tra la prenotazione e l'appuntamento

potreste trovare che l'Agenda Settimanale è la soluzione più veloce per fissare un appuntamento.

Suggerimento: Provate entrambi i metodi e decidete qual è il più adatto alle vostre esigenze.

B. Fissare prenotazioni con Ricerca Disponibilità

PercorsoAgenda > Vai alla Ricerca Disponibilità

Ricerca Disponibilità è sulla sinistra del vostro schermo.

1. Ricercare una disponibilità

Utilizzate l'interfaccia sulla destra del vostro schermo per trovare una fascia oraria disponibile.

L'interfaccia della Ricerca Disponibilità

Attenzione: Le domande che compariranno dipendono dalle opzioni scelte in Configura > Modulo Prenotazione. Per cambiare le domande, leggete la guida tuOtempO Web

Il sistema vi presenterà le disponibilità corrispondenti ai vostri criteri. Cliccate sulla disponibilità che preferite.

Selezionate la disponibilità desiderata.

2. Selezionare il Paziente

Potete assegnare l'appuntamento ad un Nuovo paziente o cercarne uno dal database.

a) Nuovo paziente

Cliccate sul link Nuovo paziente e aggiungete il paziente alla vostra lista pazienti.
Cliccate sul bottone Prenota per inserire la prenotazione.

b) Pazienti esistenti

Utilizzate il campo di ricerca Cerca Cliente per trovare il paziente desiderato. Potete effettuare la ricerca con il dato che preferite: numero di telefono, nome, cognome, indirizzo… Quando avrete digitato almeno tre caratteri o numeri, i pazienti corrispondenti ai dati inseriti appariranno in una lista.

Cliccate sul bottone Prenota per inserire la prenotazione.

C. Fissare prenotazioni con Agenda Settimanale

PercorsoAgenda

Quando si accede all'Agenda, vengono visualizzati i giorni rimanenti della settimana in corso. Per visualizzare una settimana differente, utilizzate il riquadro Cambia Data nella parte alta dello schermo.

Il riquadro Cambia Data.

1. Aggiungere un appuntamento

Cliccate su qualsiasi spazio disponibile nell'Agenda per aggiungere un appuntamento. Si aprirà una finestra pop-up.

a) Selezionare del Paziente

i. Nuovo paziente

Cliccate sul link Nuovo paziente e aggiungete il paziente alla vostra lista pazienti.

ii. Pazienti esistenti

Utilizzate il campo di ricerca Cerca Cliente per trovare il paziente desiderato. Potete effettuare la ricerca con il dato che preferite: numero di telefono, nome, cognome, indirizzo… Quando avrete digitato almeno tre caratteri o numeri, i pazienti corrispondenti ai dati inseriti appariranno in una lista.

b) Selezionare la Prestazione

Scegliete una prestazione dal menu sulla destra.

SuggerimentoLe prestazioni visualizzate dipendono dalle opzioni scelte in Configura > Centro. Per modificare le opzioni, leggete la guida Configurazione Centro

Cliccate su Salva per inserire l'appuntamento nell'Agenda.

D. Ripeti Appuntamento

Impostazioni del box Ripeti Appuntamento.

Per creare un appuntamento che si ripete automaticamente, aprite l'Agenda Settimanale e cliccate su uno spazio libero per creare il primo appuntamento della serie. Nella finestra pop-up, cliccate su Ripeti Appuntamento, selezionate la frequenza desiderata e la data dell'ultimo appuntamento della serie. Dopo di che, cliccate Salva.

EsempioUn paziente deve avere appuntamenti ogni due Lunedì alle 14:00 per otto settimane. Nell'Agenda, cliccate sullo spazio che occuperà il primo dei quattro appuntamenti per far aprire la finestra pop-up. Dopo aver selezionato il paziente e la prestazione, cliccate su Ripeti Appuntamento, selezionate Ripeti ogni 2 Settimane dal menu a tendina e scegliete “Lun”; cliccate su Ripeti fino alla data e selezionate la data dell'ultimo Lunedì. Cliccate Salva.

E. Stato degli Appuntamenti

Le icone nell'Agenda mostrano lo stato dell'invio dei messaggi ai pazienti:

  • Verde-Recapitato
  • Rosso-Numero telefonico errato
  • Giallo-Inviato ma ricezione non confermata
Cosa significa l'icona del cellulare giallo nell'AGENDA di tuOtempO?L'icona del cellulare è gialla quando un SMS non è stato ancora ricevuto.
tuOtempO effettua ripetutamente l'invio dei messaggi SMS finché questi non raggiungono la destinazione. Tuttavia, può succedere che il massaggio non venga recapitato. Questo può accadere per diverse ragioni. Le più frequenti sono:

- Il cellulare del destinatario è spento
- Il cellulare è in una zona in cui non c'è segnale
- La scheda sim del telefono è cambiata diverse volte nello stesso anno (cambi di operatore telefonico)
- L'operatore telefonico del destinatario ha dei momentanei problemi di ricezione

In rari casi, può succedere che l'Agenda mostri un'icona gialla quando in realtà il paziente ha già ricevuto il messaggio. Tuttavia, in generale, è raccomandabile trattare l'icona gialla come indice del fatto che l'SMS non ha raggiunto il destinatario.