Questo tutorial spiega come gestire la disponibilità delle risorse (vacanze, assenze pianificate e non, collaboratori occasionali, ecc)

A. Come gestire le disponibilità delle risorse

La piattaforma tuOtempO fornisce un calendario lavorativo standard da modificare per definire la disponibilità delle risorse in base a: le assenze previste, assenze impreviste o ore di lavoro irregolari. La piattaforma tuOtempO ha tre modi di gestire circostanze eccezionali:

  • Bloccando le disponibilità nel calendario standard
  • Aggiungendo le disponibilità nel calendario standard
  • Inviando avvisi ai pazienti (ritardo o disdetta) per assenze o ritardi imprevisti

B. Definire il calendario standard per le vostre risorse

Suggerimento Come regola generale è più veloce bloccare la disponibilità esistente piuttosto che aggiungerne una in più. Nella maggior parte dei casi, quindi, è meglio cominciare con la definizione di tutte le possibili ore in cui la risorsa lavora e utilizzarle come calendario. Partendo da questa base si potranno poi modificare le loro disponibilità, bloccando gli orari durante i quali queste risorse non lavorano.

Per impostazione predefinita, gli orari messi a disposizione di una risorsa sono gli stessi di apertura e chiusura del centro in cui lavorano.

Potete modificare il calendario di un'unica risorsa entrando nella loro scheda personale.

Percorso Configura>Centro>Gestione Dottori>Selezionare la risorsa che si desidera modificare>Modifica (oppure cliccare sul nome della risorsa)

O nella visualizzazione Agenda:

Percorso Agenda >nome del Dottore>Calendario

Configurare il calendario standard includendo tutti i possibili giorni e orari in cui la risorsa generalmente lavora.

Esempio  Un Medico lavora dal lunadì al venerdì e un Sabato mattina al mese. Configurare il suo calendario dal lunedì al Sabato.

Una Risorsa lavora part-time il giovedì e il sabato e il martedì solo una volta in pochi mesi. In questo caso configurare il calendario dal martedì al sabato.

C. Gestire assenze e orari di lavoro irregolari

1. Assenza della durata inferiore di un giorno

Nella visualizzazione settimanale dell'Agenda cliccare nell'orario di inizio della indisponibilità.

Nella finestra pop-up che si apre, definire la durata dell'indisponibilità selezionando l'orario in cui questa termina.

Salvare senza assegnare nessun paziente. In questo modo il periodo selezionato verrà reso indisponibile e quindi bloccato.

2. Assenza di un giorno

Per bloccare un intero giorno, nella visualizzazione settimandale dell'agenda, cliccare nello slot bianco dell'orario di inizio della giornata. Nella finestra pop-up cambiare la durata dell'indisponibilità cliccando sull'orario fine e scegliendo quindi l'ultimo orario lavorativo della risorsa. Salvare senza indicare un paziente.

3. Assenze di più di un giorno (Ad esempio: ferie)

Per bloccare un lungo periodo (ad esempio di alcuni giorni), nella visualizzazione settimanale dell'agenda cliccare nel primo slot bianco del primo giorno non lavorativo. Nella finestra pop-up cambiare la durata dell'indisponibilità per la durata intera del giorno di lavoro (sempre attraverso l'ora fine che dovrà corrispondere all'ultimo orario lavorativo della risorsa). Cliccare poi su Ripeti appuntamento, selezionare la frequenza di ripetizione dell'indisponibilità scegliendo Ripeti Ogni Giorno e selezionare quindi la data esatta in cui l'indisponibilità deve terminare.

Salvare senza indicare un paziente e i giorni indicati verranno resi indisponibili.

4. Lavorare in settimane alternate

Se una risorsa lavora a settimane alternate includere tutti i giorni nel loro calendario lavorativo. Nella visualizzazione settimanale dell'agenda cliccare nel primo slot bianco del primo giorno di una settimana in cui NON lavora. Nella finestra pop-up modificare la durata dell'indisponibilità indicando ora inizio e ora fine dell'intera giornata, cliccare su Ripeti Appuntamento e scegliere Ripeti Ogni 2 settimane. Indicare la data fine della ripetizione.

Salvare senza indicare il paziente e le settimane alternate verranno bloccate negli orari NON lavorativi indicati

5. Lavorare in orari irregolari

Se una risorsa lavora ad orari irregolari, includere nel calendario i giorni della settimana nei quali lavora e limitare la durata del calendario (data fine) all'ultima data lavorativa.

Esempio  Una risorsa modifica il suo piano di lavoro mese per mese e conosce i suoi giorni e orari lavorativi solo sei settimane prima. In questo caso inserire come data fine del suo calendario quella dell'ultima settimana in cui è sicura di lavorare. Quando verranno a conoscenza del loro piano lavorativo successivo, allargare il calendario di conseguenza in base alle date conosciute.

Utilizzare la procedura per il blocco di un giorno (vedi sopra C2) per bloccare i giorni in cui la risorsa non lavora.

6. Assenze inaspettate

Se una risorsa è inaspettatamente indisponibile o in ritardo per uno o più appuntamenti, potete utilizzare “Ritardo o disdetta” per notificare l'evento ai pazienti.

D. Definire disponibilità eccezionali

1. Una Risorsa lavora eccezionalmente in un giorno in cui di solito non lavora

Se una risorsa è disponibile eccezionalmente (per esempio, la risorsa non lavora il Mercoledì normalmente, ma eccezionalmente decide di lavorare), creare un calendario aggiuntivo per coprire il giorno in questione.

Percorso  Agenda>Nome della Risorsa>Calendario>Aggiungi

Negli orari di lavoro della risorsa indicare come data inizio e data fine quelle del giorno in questione.

2. Una Risorsa accetta eccezionalmente un appuntamento in un giorno e orario non lavorativo

Per prenotare un appuntamento al di fuori dell'orario normale, fare clic su qualsiasi slot disponibile entro il giorno lavorativo. Nella finestra pop-up cambiare l'ora di inizio dell'appuntamento facendolo corrispondere all'orario desiderato. Vi sarà permesso di salvare l'appuntamento, anche se non è in normale orario di lavoro.

3. Una Risorsa accetta eccezionalmente appuntamenti nella stessa fascia oraria (simultanei)

Per aggiungere 2 appuntamenti simultanei (stesso giorno, stessa ora) cliccare sul nome della risorsa nell'Agenda e selezionare “Aggiungi una linea”.

4. Una risorsa che lavora occasionalmente deve sostituire una risorsa che lavora regolarmente

Se un lavoratore occasionale deve sostituire una risorsa che lavora regolarmente, creare il lavoratore occasionale come nuova risorsa quindi configurare il suo calendario definendo il giorno, l'orario e la data di inizio e fine lavoro.