Il y a deux méthodes distinctes pour les secrétaires médicales souhaitant enregistrer les rendez-vous des patients en utilisant tuOtempO Agenda. Ce tutoriel vous explique les deux.

Par où commencer?

Connectez-vous à la zone d'administration tuOtempO.

Basculer vers > Agenda

A. Choisir entre le mode Recherche de disponibilités et le mode Semaine à venir

1. Recherche de disponibilités

Le mode Recherche de disponibilités vous permet de trouver une disponibilité en définissant les critères de recherche.

2. Semaine à venir

Le mode Semaine à venir vous permet de visualiser les disponibilités à l'intérieur d'une semaine donnée et de cliquer sur un créneau pour enregistrer le rendez-vous.

3. Comment choisir

En règle générale, si vous gérez des rendez-vous:

  • pour plus de sept ressources ou
  • avec plus de deux semaines de préavis entre réservation et rendez-vous

vous trouverez le mode Recherche de disponibilités le plus rapide pour chercher un créneau approprié et enregistrer un rendez-vous.

Si vous gérez des rendez-vous:

  • pour moins de sept ressources ou
  • avec moins de deux semaines de préavis entre réservation et rendez-vous

vous trouverez peut-être le mode Semaine à venir plus rapide pour enregistrer vos rendez-vous.

Conseil : Essayez les deux méthodes d'enregistrement de rendez-vous et décidez de ce qui fonctionne le mieux pour vous.

B. Enregistrer les rendez-vous en utilisant la Recherche de disponibilités

Basculer vers> Agenda > Rechercher Disponibilités

Le lien recherche de disponibilités

1. Recherche de disponibilités

Suivre le dialogue à droite de votre écran pour trouver un créneau disponible.

Le dialogue de recherche de disponiblités

Astuce : La séquence de questions est gouvernée par les options choisies dans Configurer > Prise de RDV en ligne.

A la fin du dialogue de recherche apparaît une liste des disponibilités qui correspondent à vos critères. Cliquez sur la disponibilité de votre choix.

Choisir la disponibilité qui convient

2. Attribuer le créneau

Attribuer le créneau

a) Nouveaux Patients

Cliquez sur le lien Nouveau Patient et inscrivez le patient.
Cliquez sur le bouton Réserver pour enregistrer le rendez-vous.

b) Patients déjà inscrits

Utilisez le dialogue Rechercher Client pour trouver le patient dans votre base. Vous pouvez effectuer la recherche à partir de n'importe quel critère : numéro de téléphone, prénom, nom de famille, adresse… dès que vous avez tapé les trois premières lettres ou les trois premiers chiffres, les patients qui correspondent à votre recherche apparaissent dans une liste.

Cliquez sur le bouton Réserver pour enregistrer le rendez-vous.

C. Enregistrer les rendez-vous en mode Semaine à venir

Basculer vers> Agenda

Par défaut les jours à venir dans la semaine courante sont affichés. Utilisez le dialogue Choisir une date en haut de l'écran pour sélectionner la semaine de votre choix.

Choisir la date

1. Ajouter un rendez-vous

Cliquez sur n'importe quel créneau disponible. Une fenêtre s'ouvrira.

La fenêtre de prise de rendez-vous

a) Attribuer le créneau à un patient
i. Nouveaux patients

Cliquez sur le lien Nouveau patient et ajoutez le patient.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le rendez-vous.

ii. Patients existants

Utilisez la boite de dialogue Rechercher Client pour trouver le patient dans votre base. Vous pouvez effectuer la recherche à partir de n'importe quel critère : numéro de téléphone, prénom, nom de famille, adresse… dès que vous avez tapé les trois premières lettres ou les trois premiers chiffres, les patients qui correspondent à votre recherche apparaissent dans une liste.

b) Choisir la prestation

Choisissez la prestation à partir du menu disponible à droite de la fenêtre.

Astuce : Les prestations disponibles dépendent des options choisies dans Configurer > Établissement. 

Enregistrer votre choix pour sauvegarder le rendez-vous.

D. Rendez-vous récurrents

Les rendez-vous récurrents

Pour enregistrer des rendez-vous récurrents, dans le mode Semaine à venir cliquez sur le premier créneau de la séquence à répéter. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Rendez-vous récurrent, sélectionnez la fréquence de la répétition et la date à laquelle la séquence va terminer et Enregistrer le rendez-vous.

Exemple :Un patient doit avoir des rendez-vous un lundi sur deux  à 14.00 heures pendant huit semaines. Cliquez sur votre agenda sur le premier des quatre créneaux pour ouvrir la fenêtre de prise de rendez-vous, sélectionnez Répéter toutes les 2 semaines dans le menu déroulant, cochez Aux jours: lun; et cliquez sur Répéter jusqu'à la date et sélectionnez la date de lundi dans huit semaines. Enregistrez le rendez-vous.

E. Statuts de rendez-vous

Des icônes dans l'agenda montrent quels messages ont été envoyés au patient

  • Vert-Livré
  • Rouge-Faux numéro
  • Jaune-Envoyé mais réception non confirmée
Question fréquemment posée - Que signifie un téléphone portable jaune à côté d'un rendez-vous dans l'Agenda de tuOtempO ? L'icône est jaune quand la plate-forme tuOtempO n'a pas encore reçu d'accusé de réception. Pour envoyer des messages SMS à leur destination, tuOtempO tente des chemins multiples et essaie à plusieurs reprises jusqu'à l'obtention d'un résultat. Il peut arriver, cependant, que le message n'aboutisse pas. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, dont les plus fréquentes sont:

- Le téléphone mobile est éteint
- Le téléphone est dans une zone où il n'y a pas de réception
- La carte SIM du téléphone a changé plusieurs fois dans la même année (multiples changements de l'opérateur téléphonique)
- A un moment précis, un opérateur téléphonique a des problèmes de réception.

Dans de rares cas, les patients reçoivent le message en dépit de l'icône jaune. Mais en général, vous devriez traiter l'icône jaune comme un indicateur que le SMS n'a pas atteint sa destination.