Vous pouvez communiquer vos actualités à vos patients en utilisant les fonctions de messagerie intégrées dans tuOtempO Memo. Ce tutoriel explique les options.

Par où commencer?

Connectez-vous à la zone d'administration tuOtempO:

Choisissez l'option de messagerie qui répond à vos besoins:

  • Envoyer un message - Utilisé pour l'envoi de messages par courrier électronique ou SMS à des listes de 50 personnes ou moins qui ne sont pas encore dans votre base de données tuOtempO
  • Envoyer une campagne - Utilisé pour l'envoi de messages par courrier électronique ou SMS à des listes de plus de 50 personnes ou pour les patients qui sont déjà dans votre base de données tuOtempO

A. Envoyer un message

Basculer vers > Messages > Envoyer un message

Envoyer un message

1.SMS

a) Choisir un expéditeur

Typiquement c'est votre établissement ou le nom d'une ressource. Pour être conforme aux normes internationales, le nom doit avoir moins de 11 caractères sans caractères spéciaux (accents).

b) Entrer vos destinataires

Collez une liste de 50 numéros de téléphones mobiles. Ils peuvent être séparés:

  • par une virgule
  • par un point-virgule
  • ou par un saut de ligne
c) Rédiger et envoyer un message

Pour utiliser un seul crédit de communication, le message doit avoir moins de 160 caractères.

Envoyer votre message une fois terminé.

2. E-mail

a) Choisir un expéditeur

Typiquement c'est votre établissement ou le nom d'une ressource. Le nom d'expéditeur apparaîtra dans la boîte de messagerie du destinataire. L'adresse e-mail de l'expéditeur sera une adresse des serveurs tuOtempO, à laquelle les réponses ne sont pas acceptées.

b) Entrer vos destinataires

Collez une liste de jusqu'à 50 adresses e-mail. Elles peuvent être séparées:

  • par une virgule
  • par un point-virgule
  • ou par un saut de ligne
c) Rédiger et envoyer un message

Renseignez l'objet du message et composez votre message dans la zone de texte. Utilisez les options de style fournies.

Envoyez votre message une fois terminé.

B. Envoyer une campagne

Basculer vers > Messages > Envoyer une campagne

Envoyer une campagne

1.SMS

a) Choisir un nom de campagne

Par défaut, le nom de la campagne est la date et l'heure de création. Vous pouvez changer cela en un nom de votre choix.

Avertissement La date et l'heure indiquées dans le nom de la campagne ne se réfèrent pas à l'heure d'envoi. Si vous souhaitez différer l'envoi, enregistrez votre campagne pour un envoi au moment de votre choix.
b) Choisir un expéditeur

Typiquement c'est votre établissement ou le nom d'une ressource. Pour être conforme aux normes internationales, le nom doit avoir moins de 11 caractères sans caractères spéciaux (accents, cédilles).

c) Entrer vos destinataires
i. Insérer ou copier

Collez une liste de 50 numéros de téléphone mobile. Ils peuvent être séparés:

  • par une virgule
  • par un point-virgule
  • ou par un saut de ligne
Conseil: L'insertion des destinataires peut prendre plusieurs minutes. En attendant, vous pouvez quitter la page   Envoyer une campagne.  Quand l'importation est terminée, vous recevez une alerte par e-mail. Votre campagne sera prête pour vous dans Historique des campagnes.
ii. Importer un fichier

Importez une liste de numéros de téléphone mobile au format CSV.

iii. Choisir parmi vos contacts

Cochez les destinataires de votre choix dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter pour confirmer votre choix.

Conseil Cette option peut également être utilisée pour envoyer des messages aux membres du personnel. Sélectionnez Médecins ou Opérateurs dans la fenêtre de dialogue.
iv.  Ajouter tous les clients

L'ajout de tous les patients au sein de l'établissement.

d) Composer votre message

Pour utiliser un seul crédit de communication, le message doit avoir moins de 160 caractères.

e) Envoyer votre message
i. Immédiat

Envoyez votre message quand c'est terminé.

ii. Déféré

Sélectionnez Enregistrer la campagne

Lorsque vous souhaitez envoyer votre campagne, faîtes-le dans Historique des campagnes.

Basculer vers >  Messages > Historique des campagnes> Envoyer

Envoyer un message à partir de l'historique des campagnes

Le message que vous avez composé précédemment apparaît. Envoyez votre message.

2. E-mail

a) Choisir un nom de campagne

Par défaut, le nom de la campagne est la date et l'heure de création. Vous pouvez changer cela au nom de votre choix.

Avertissement : La date et l'heure indiquées dans le nom de la campagne ne se réfèrent pas à l'heure d'envoi. Si vous souhaitez différer l'envoi, enregistrez votre campagne pour un envoi au moment de votre choix.
b) Choisir un expéditeur

Typiquement c'est votre établissement ou le nom d'une ressource, le nom d'expéditeur apparaîtra dans la boîte de messagerie du destinataire. L'adresse e-mail de l'expéditeur sera une adresse des serveurs tuOtempO, à laquelle les réponses ne sont pas acceptées.

c) Entrer vos destinataires
i. Insérer ou copier

Collez une liste de jusqu'à 50 adresses e-mail. Elles peuvent être séparées:

  • par une virgule
  • par un point-virgule
  • ou par un saut de ligne
Conseil : L'insertion des destinataires peut prendre plusieurs minutes. En attendant, vous pouvez quitter la page   Envoyer une campagne.  Quand l'importation est terminée, vous recevrez une alerte par e-mail. Votre campagne sera prête pour vous dans Historique des campagnes.
ii. Importer un fichier

Importez une liste d'adresses e-mail au format CSV.

iii. Choisir parmi vos contacts

Cochez les destinataires de votre choix dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter pour confirmer votre choix.

Conseil Cette option peut également être utilisée pour envoyer des messages aux membres du personnel. Sélectionnez Médecins ou Opérateurs dans la fenêtre de dialogue.
iv.  Ajouter tous les clients

L'ajout de tous les patients au sein de l'établissement.

d) Rédiger votre message

Renseignez l'objet du message et composez le contenu de votre message dans la zone de texte. Utilisez les options de style fournies.
Envoyer votre message une fois terminé.

e) Envoyer votre message
i. Immédiat

Envoyez votre message quand c'est terminé.

ii. Différé

Sélectionnez Enregistrer la campagne

Lorsque vous souhaitez envoyer votre campagne, faites-le dans Historique des campagnes.>

Basculer vers >  Messages > Historique des campagnes> Envoyer

Le message que vous avez composé précédemment apparaît. Envoyez votre message.

C. Fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles et dans Envoyer un message et dans Envoyer une campagne.

1. Personnaliser le message

Utilisez des codes spéciaux pour introduire des variables personnalisées dans votre message. Sélectionnez le code de votre choix dans le menu déroulant et collez-le dans la zone de texte fournie.

Personnaliser le message

Exemple Un message qui commence par “Bonjour [trd3]” sera transmis comme “Bonjour Jean” à un patient dont le prénom est “Jean” et “Bonjour Jeannette” à une patiente dont le prénom est “Jeannette”.

2. Messages types archivés

Au lieu de composer un nouveau message à chaque fois que vous voulez envoyer une communication, vous pouvez enregistrer des textes types pour une réutilisation à des occasions ultérieures.

a) Créer votre modèle

Composez votre message comme d'habitude.  Quand il est terminé, cliquez sur Sauvegardez le message à la droite de votre écran.  Vous serez invité à donner un nom à votre modèle.

Enregistrer votre message comme modèle

b)  Utilisez votre modèle

Le modèle que vous avez enregistré apparaît maintenant dans l'archive des messages enregistrés. Cliquez là-dessus et le texte que vous avez composé s'affiche dans la zone d'édition de texte. Apportez toutes les modifications que vous souhaitez au modèle d'origine et Envoyer votre message ou Envoyer votre campagne lorsque vous avez terminé.

D. Ajouter vos actualités à vos messages automatisés

Vous pouvez également ajouter vos actualités à vos messages automatisés tels que les rappels de rendez-vous ou les messages de remerciement.