La plate-forme tuOtempO vous permet d'envoyer des communications automatisées à vos patients via e-mail, SMS et messagerie vocale synthétique.

Cet article explique comment configurer les différentes options.

Par où commencer?

Connectez-vous à la zone d'administration tuOtempO.

Basculer vers> Configurer > Communication

A. Paramètres essentiels

1. Activation

Un bouton est disponible pour activer ou désactiver toutes les communications. Vérifiez qu'il est Activé pour démarrer la communication.

Activer toutes les communications

2. Choisir les événements et les supports

Pour chaque événement  (par exemple un rendez-vous est créé, un rendez-vous est approuvé ) trois supports de communication sont disponibles: SMS, E-mail et Vocal.

Pour activer un canal de communication pour un événement donné, cochez la case correspondante à côté du titre.

Cocher la case pour activer le support

3. Adresse de l'expéditeur

Faites défiler la page et en bas cliquez sur ID de l'expéditeur des e-mails et SMS. Renseignez les valeurs pour N° de téléphone de l'établissement (le numéro d'appelant pour les messages vocaux), Expéditeur SMS , E-mail - Nom d'expéditeur. et E-mail - Expéditeur.

Modifier l'expéditeur

4. Modification des messages standards

Chaque message pour chaque événement et chaque canal peut être personnalisé. Pour modifier un message, cliquez d'abord sur le nom de l'événement qui déclenche le message (par exemple: Un rendez-vous est créé). A la droite de votre écran trois onglets correspondant aux trois supports de communication sont disponibles: SMS, E-mail, Vocal. Cliquez sur l'onglet de votre choix.

D'abord cliquez sur le nom de l'événement, ensuite modifiez le message.

a) La zone d'édition de texte

Modifier le message dans la zone de texte fournie et Enregistrer les modifications.

Astuce: Si vous voulez savoir si un courriel a été ouvert par un patient, cochez l'option “Voir dans le Récapitulatif des Messages qui a lu l'e-mail”. Les statistiques sur l'ouverture des messages seront ensuite disponibles dans: Messages > Récapitulatif des messages

5. Utilisation des variables personnalisées

Des variables vous permettent de personnaliser les messages en utilisant des codes spéciaux. Par exemple, un message Bonjour [trd3] sera envoyé comme Bonjour Jean à un patient dont le prénom est Jean et Bonjour Jeannette  à une patiente dont le prénom est Jeannette.

a) Les variables disponibles

Vous pouvez copier les variables en utilisant le menu déroulant.

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner les variables.

Sinon, copiez les variables directement à partir de cet article.

Établissement
[TRD0] Nom de l'établissement
[TRD1] Numéro de téléphone de l'établissement
[TRD38] Site internet de l'établissement
Client
[TRD3] Prénom
[TRD4] Nom
[TRD35] Portable
[TRD36] Adresse
Ressource
[TRD5] Nom complet
[TRD6] Adresse
[TRD7] Numéro de téléphone
Rendez-vous
[TRD8] Date (dd/mm/yyyy)
[TRD26] Date (dd/mm)
[TRD31] Date (lundi 3 juin)
[TRD32] Mois (juin)
[TRD25] Jour (ex. lundi)
[TRD33] Jour (ex. 31)
[TRD9] Heure de début
[TRD10] Heure de fin
[TRD11] Nom de la prestation
[TRD12] Prix de la prestation
[TRD13] Durée de la prestation
[TRD14] Notes
[TRD23] Pré-requis
[TRD37] Titre du groupe de services
[TRD39] Assurance
Lieu
[TRD24] Notes
[TRD27] Nom du lieu
[TRD28] Ville
[TRD29] Téléphone
[TRD30] Adresse
b) Envoyer des pré-requis liés à une prestation

Les pré-requis peuvent être utilisés pour donner des instructions spécifiques relatives à une prestation, par exemple RESTEZ A JEUN PENDANT 12 HEURES pour une analyse de sang.

D'abord, ajouter le Pré-requis à la prestation:

Basculer vers > Configurer > Établissement > Prestations > Prestation > Modifier > Pré-requis

Écrivez les instructions que vous voulez attacher à votre message dans la zone de texte fournie, cochez l'option Envoyer au client et Enregistrer.

D'abord ajouter le pré-requis à la prestation concernée

Ensuite, retourner à Configurer > Communication et inclure la variable [TRD23] dans les messages dans lesquels vous voulez que le pré-requis apparaisse.

c) Envoyer des notes à propos d'un lieu

Vous pouvez envoyer des notes à propos d'un lieu (par exemple Veuillez vous présenter à l'accueil dès votre arrivée).

D'abord ajoutez les notes au lieu.

Basculer vers > Configurer > Établissement > Lieux > Lieu > Modifier > Notes

Ajouter les notes que vous voulez insérer dans votre e-mail et Enregistrer.

Ajouter des notes au lieu.

Puis retourner à Configurer > Communication et inclure la variable [TRD24] dans les messages dans lesquels vous voudrez que les notes apparaissent.

B. Comprendre les événements qui déclenchent la communication automatique

1. Notifications

Ces messages sont envoyés à chaque fois qu'un rendez-vous est créé, modifié, confirmé ou annulé. Ils sont utiles, par exemple, pour rassurer les patients qui prennent rendez-vous en ligne en leur confirmant que leur rendez-vous est entré dans le système.

a) N'envoyer des notifications que pour les rendez-vous pris en ligne

Pour limiter l'envoi de notifications aux rendez-vous pris en ligne, cliquez sur le nom de l'événement concerné (par exemple : Un rendez-vous a été créé) et puis le support approprié. Cochez la case Envoyer uniquement aux clients qui réservent en ligne.

Envoyer uniquement aux patients qui prennent rendez-vous sur internet.

2. Rappels

a) Avant le rendez-vous

Ces messages sont utilisés pour rappeler à vos patients un rendez-vous à venir.

Options de rappel de rendez-vous.

i. Demande de confirmation

Cochez la case pour inviter les patients à confirmer leur rendez-vous par retour de SMS, e-mail ou message vocal.

ii. Préavis

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner combien d'heures avant le rendez-vous le rappel sera envoyé.

iii. Envoyer un deuxième rappel par SMS

Choisissez si oui ou non un deuxième rappel par SMS sera envoyé, et si oui, à qui.

Astuce : Un deuxième rappel peut être envoyé soit à tous les patients soit  seulement aux patients peu fiables - les patients qui ne se sont pas présentés à 30% ou plus de leurs rendez-vous. Cliquez ici pour plus d'information sur la gestion des patients peu fiables.
iv. Limitations
  • Réglez le temps minimum de rappel envoyé avant un rendez-vous. Par exemple, si quelqu'un prend un rendez-vous 4 heures avant son rendez-vous et la valeur minimum est 12 heures, aucun rappel sera envoyé.
  • Limitez les rappels à un par jour et par personne (case à cocher).
  • Envoyez des rappels uniquement pendant les heures autorisées (case à cocher). Cliquez sur le lien pour définir les heures  de fermeture.
b) Relancer après le rendez-vous

Les relances sont utilisées pour rappeler aux patients qu'un certain laps de temps s'est écoulé depuis leur dernier rendez-vous et qu'il est temps de prendre leur prochain rendez-vous.

i. Définir le délai

Le système propose trois intervalles pour l'envoi des relances. Un de ces intervalles peut être défini comme valeur par défaut. Dans ce cas tous les nouveaux rendez-vous vont générer une relance à l'intervalle défini.

Définir l'intervalle pour l'envoi des relances

Cochez Renvoyer le mot de passe avec le premier rappel pour créer et envoyer un mot de passe avec la relance.

ii. Envoyer des relances uniquement pour certaines prestations

Les rappels peuvent être associés à une prestation donnée. Par exemple, si l'on sait qu'un patient nécessitant un certain traitement doit revenir six mois plus tard pour un examen, une relance peut être programmée pour un délai de six mois.

Basculer vers > Configurer > Établissement > Prestations > Prestation > Modifier > Relances > Menu déroulant > Sélectionner l'intervalle > Enregistrer

Définir l'intervalle avant la relance pour chaque prestation.

iii. Activer une relance après un rendez-vous
Basculer vers > Agenda > Cliquez sur le rendez-vous > Prochain rendez-vous (Relances) > Choisir un intervalle > Enregistrer

Associer une relance à un rendez-vous.

3. Messages après le rendez-vous

Pour des messages de remerciements ou des enquêtes de satisfaction, sélectionnez l'intervalle à partir du  menu déroulant.

Définir le délai avant d'envoyer un message de remerciement.

4. Alertes

Ces messages informent vos patients de retards ou d'annulations qui pourraient être provoquées par des événements imprévus. Si une ressource est en retard, vous pouvez conseiller aux patients de se présenter à une heure modifiée, en tenant compte du retard en question. Si une ressource est soudainement indisponible, par exemple à cause d'une maladie ou d'un autre imprévu, vous pouvez envoyer une notification d'annulation pour informer immédiatement tous les patients concernés.

a) Pour déclencher une alerte
Basculer vers > Agenda > Nom de la ressource > Reporter ou annuler

Déclenchez une alerte quand une ressource n'est pas disponible.

5. Messages aux ressources

Ce sont des messages qui sont envoyés à des ressources pour leur rappeler des rendez-vous à venir ou pour les informer des nouveaux rendez-vous pris.

6. E-mails à l'administrateur

E-mails pour informer l'administrateur d'événements critiques nécessitant une action.

7. Modifier le message d'envoi de mot de passe

Ce sont des messages utilisés pour envoyer un mot de passe à des nouveaux utilisateurs ou à ceux qui ont perdu leur mot de passe d'origine.

C. Réglages Individuels de Communication

1. Ressources

Les communications automatisées peuvent être activées ou désactivées pour chaque ressource.

Basculer vers > Configurer > Établissement> Ressources > Modifier > Activer la communication

Cochez ou décochez la case Activer la communication.

Activer la communication pour une ressource.

2. Patients

a) Consentement
Basculer vers > Configurer > Communication> Utiliser une liste opt-in >

Si la case Utiliser une liste opt-in est cochée, lors de leur inscription les patients en ligne sont invités à donner leur consentement pour recevoir des communications automatisées. Une case à cocher apparaîtra aussi sur la fiche du patient pour activation ou désactivation du consentement par les utilisateurs de l'agenda.

Activer la demande de consentement

b) Définir les options de communication pour les patients individuels
Basculer vers > Patients > Gérer > Modifier les patients

Les préférences de communication personnelle de chaque patient peuvent être réglées à l'aide des cases à cocher dans la fiche du patient.

Activer le consentement pour un patient spécifique.

D. Paramètres de communication par prestation

Les communications automatiques peuvent être activées ou désactivées pour chaque prestation.

Basculer vers > Configurer > Établissement> Prestations > Modifier > Communication

Activer la communication pour une prestation spécifique.

E. Suivi

L'arrivée des messages peut être contrôlée dans la zone récapitulatif des messages.

Basculer vers > Messages > Récapitulatif des messages

Contrôler l'envoi des messages.

F. Crédits

La quantité de crédits de communications disponibles s'affiche dans le coin en haut à droite de la zone d'administration. Contactez votre gestionnaire de compte tuOtempO pour renouveler votre allocation de crédits.