Ce tutoriel vous montre comment gérer la disponibilité des ressources. Il couvre: les vacances, les absences prévues et imprévues, et les prestataires de service occasionnels.

A. Comprendre comment tuOtempO gère la disponibilité des ressources

Le plate-forme tuOtempO se base sur le concept d'une semaine de travail normale pour définir la disponibilité des ressources. Dans la pratique, les semaines peuvent sortir de la norme pour une variété de raisons différentes, le plus souvent: des absences prévues, des absences imprévues ou des heures de travail irrégulières. La plate-forme tuOtempO dispose de trois méthodes pour gérer les circonstances exceptionnelles:

  • Blocage de disponibilité à partir de la semaine normale
  • Ajout de disponibilité  à partir de la semaine normale
  • Alertes pour absences imprévues

B. Définition de la semaine normale de vos ressources

Astuce : En règle générale il est plus rapide de bloquer la disponibilité existante que d'ajouter de la disponibilité supplémentaire. Dans la plupart des cas, il est donc préférable de commencer en définissant d'une manière large toutes les heures possibles où votre ressource pourrait travailler pour établir une semaine normale. De cette base, vous allez modifier sa disponibilité par le blocage des heures où elle ne travaille pas.

Par défaut, les heures de disponibilité d'une ressource sont les mêmes que les heures d'ouverture de l'établissement dans lequel elle travaille.

Vous pouvez modifier le planning d'une ressource à partir du menu  Configurer.

Basculer vers > Configurer > Établissement > Ressources > Planning

Cliquer sur la colonne Planning pour accéder directement au planning

Ou à partir de l'agenda:

Basculer vers > Agenda > [Nom de la ressource] >  Planning

Cliquer sur le nom du médecin puis Planning

Modifier le planning standard pour inclure toutes les heures de la journée où la ressource travaille.

Utiliser la fonctionnalité ajouter un intervalle pour créer des pauses, par exemple à midi.

Exemples: Un médecin travaille du lundi au vendredi et un samedi matin par mois. Établissez sa  semaine standard du lundi au samedi.Une ressource travaille à temps partiel les jeudis et les samedis, et les mardis très exceptionnellement tous les quelques mois. Fixez leur  semaine standard à jeudi et samedi.

C. La gestion des absences et des heures de travail irrégulières

1. Une absence prévue de moins d'une journée

Dans l'affichage Semaine à venir de l'agenda,  cliquez sur le début de l'indisponibilité.

Cliquer sur le premier créneau disponible dans la période que vous souhaitez bloquer

Dans la fenêtre de dialogue, modifiez la durée de l'indisponibilité à la longueur du temps que vous souhaitez bloquer en paramétrant la valeur “à” à la fin de la période d'indisponibilité.

Changer la valeur “à” pour définir la durée de l'absence.

Sans attribuer un patient, cliquez sur Enregistrer et la période s'affichera comme indisponible.

2.  Une absence d'un jour prévue

Pour bloquer une journée, dans l'affichage Semaine à venir cliquez sur le premier emplacement disponible de la journée. Dans la fenêtre de dialogue, modifiez la durée de l'indisponibilité à la longueur de la journée en fixant la valeur “à”  à la fin de la journée de travail. Sans attribuer un patient, cliquez sur Enregistrer et la journée sera bloquée.

3.  Une absence de plus d'un jour  prévue- par exemple les vacances

Pour bloquer une absence de plusieurs jours, dans la vue Semaine à venir cliquez sur le premier emplacement disponible de la première journée de l'absence prévue. Dans la fenêtre de dialogue, modifiez la durée de l'indisponibilité à la longueur de la journée en fixant la valeur “à”  à la fin de la journée de travail. Cliquez sur Rendez-vous récurrent, sélectionnez la fréquence de répétition Tous les 1 jours et sélectionnez le jour où l'absence finira.

Bloquer une absence de plusieurs jours.

Sans attribuer un patient, cliquez sur Enregistrer et les jours seront bloqués.

4. Travailler une semaine sur deux

Si une ressource travaille une semaine sur deux, incluez tous les jours où elle travaille dans son planning standard.  Dans l'affichage Semaine à venir, cliquez sur le premier emplacement disponible de la première journée de la semaine où elle ne travaille pas. Dans la fenêtre de dialogue, modifiez la durée de l'indisponibilité à la longueur de la journée en fixant la valeur “à” à la fin de la journée de travail. Cliquez sur Rendez-vous récurrent, sélectionnez la fréquence de répétition Toutes les 2 semaines et choisissez une date à laquelle mettre fin à la séquence.

Une ressource travaille une semaine sur deux.

Sans attribuer un patient, cliquez sur Enregistrer et l'absence une semaine sur deux sera établie.

5. Travailler à des heures irrégulières

Si une ressource travaille à des heures irrégulières, incluez tous les jours de la semaine où elle peut éventuellement travailler dans son planning. Si elle va travailler pour une durée de temps limitée, renseignez la date limite de son planning.

Si vous ne connaissez pas le planning à longue terme d'une ressource, limitez son planning dans la durée

Exemple : Une ressource modifie sa planification de mois en mois et ses journées de travail ne sont connues que six semaines à l'avance. Limitez son  planning jusqu'à la fin de la dernière semaine pour laquelle sa planification est connue. Lorsque sa planification pour les semaines suivantes est connue, changez la date limite du planning à la nouvelle date limite connue.  Ensuite, bloquez les journées où elle ne travaille pas (voir C2 ci-dessus).

6. Indisponibilité imprévue de dernière minute

Si une ressource est indisponible d'une manière imprévue et si des rendez-vous doivent être annulés, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Reporter ou Annuler pour informer les patients.

D. Gestion de la disponibilité exceptionnelle

1. Une ressource travaille exceptionnellement un jour où elle ne travaille pas habituellement

Si une ressource est disponible d'une manière exceptionnelle (par exemple, la ressource ne travaille pas normalement le mercredi, mais décide exceptionnellement de travailler un mercredi spécifique), créez un  planning supplémentaire pour couvrir la journée en question.

Basculer vers > Agenda > [Nom de la Ressource] > Planning > Ajouter

Dans les  plannings de travail de la ressource, remplissez les valeurs De jj/mm/aaaa jusqu'à  jj/mm/aaaa avec les dates de la disponibilité exceptionnelle.

3. Une ressource souhaite exceptionnellement accepter deux rendez-vous simultanés

Pour accepter deux rendez-vous en même temps, cliquez sur le nom de la ressource dans Semaine à venir et sélectionnez Ajouter une ligne.

Ajouter une ligne pour accepter deux rendez-vous en même temps.

4. Un travailleur suppléant remplace exceptionnellement un travailleur existant

Si un travailleur suppléant remplace exceptionnellement un travailleur régulier, créez le travailleur suppléant comme une nouvelle ressource. Modifier son planning en définissant à la fois la date de début et la date de fin de sa présence.

Définir la date de début et la date de fin pour le planning d'un travailleur suppléant.