Configurer votre établissement, vos prestations et vos ressources

Par où commencer?

Connectez-vous à la zone d'administration tuOtempO.

Basculer vers> Configurer > Établissement

A. Établissement

1. Identité

a) Informations du centre

Informations du centre

Remplissez les champs disponibles et Enregistrer.

i. Région

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Le sélecteur de région est utilisé pour des portails internet qui couvrent plusieurs régions.

ii. Les champs de l'adresse

Les champs de l'adresse (Département, Ville, Code postal, Adresse) sont utilisés pour la communication aux clients, pour la recherche par proximité géographique et pour la création de cartes.

iii. E-mail administrateur

L'e-mail administrateur est utilisé pour la réception des informations techniques et administratives.

iv. E-mail de support technique

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - un formulaire de contact en ligne est disponible pour les  patients. Leurs demandes d'assistance sont envoyées à cette adresse e-mail.

v. Fax

Remplissez ce champs avec votre numéro de télécopie. Si vous perdez votre connexion internet, envoyez un texto au numéro +393452919263 en utilisant le code affiché (FAX XXXXX) et vous recevrez votre agenda du jour par retour de fax.

Astuce :Copiez et sauvegardez et le numéro d'urgence (+393452919263) et votre code SMS personnalisé (FAX XXXXX) dans l'annuaire de votre téléphone portable. Vous en aurez besoin pour recevoir votre agenda par télécopie en cas de panne de votre réseau internet
vi. Nom de l'établissement

Le Nom de l'établissement est utilisé dans la déclaration sur la confidentialité utilisée pour demander aux patients leur consentement.

b) Préférences

Préférences de l'établissement

Remplissez les champs disponibles et Enregistrer.

i. Industrie

Ce menu définit le vocabulaire utilisé dans l'application.

ii. Heures d'ouverture

Les heures d'ouverture sont aussi les heures par défaut pour toutes les ressources. Vous pouvez appliquer des variantes individuelles plus tard dans le profil des ressources.

Astuce : L'unité de durée des rendez-vous doit être définie avant de définir les heures d'ouverture du centre. Par défaut l'unité est de 15 minutes (pour les rendez-vous de 15, 30 et 45 minutes, par exemple). Pour modifier cette valeur, basculer vers Configurer > Agenda> Unité de durée des rendez-vous.
iii. Préfixe International

Si on ne précise pas le préfixe international d'un numéro de téléphone, celui-ci est la valeur par défaut qui sera appliquée. Utilisez le symbole + avant le numéro, par exemple +33 pour la France.

c) Style

Choisissez votre style

Choisissez parmi les styles disponibles pour la zone d'administration et Enregistrer vos préférences.

2. Lieux supplémentaires

Basculer vers> Configurer > Établissement > Gérer locations > Ajouter

Par défaut, les informations contenues dans le profil de l'établissement seront utilisées pour établir un premier lieu de rendez-vous. Les lieux supplémentaires peuvent être des adresses distinctes ou des départements différents ayant une adresse identique.

a) Nom du lieu (utilisation interne)

Le nom du lieu dans l'application tuOtempO.

b) Nom du lieu (sur le site)

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Le Nom du lieu (sur le site) apparaît dans le module de prise de RDV en ligne.

c) Notes

Les notes sont utilisées pour envoyer des messages aux patients qui sont spécifiques à un lieu, par exemple: Présentez-vous à l'accueil au 3ème étage.

d) Importer les lieux

Les lieux peuvent être importés en masse en utilisant la fonctionnalité Importer les lieux.

B. Prestations

1. Prestations

Basculer vers> Configurer > > Établissement > Prestations > Ajouter

Ajouter des prestations

Remplissez les champs disponibles et Enregistrer.

a) Groupes de Prestations

Pour créer un groupe, créez une nouvelle prestation, utilisez le  menu déroulant Sélectionner un groupe et choisissez Nouveau Groupe. Les groupes de prestations ont des usages multiples :

  • Le planning des ressources - Si les ressources veulent proposer uniquement certaines prestations à certaines heures de la semaine (exemple : Nouveaux Patients uniquement le jeudi après-midi), les groupes peuvent être utilisés pour atteindre ce résultat.
  • La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Quand les patients ou les secrétaires médicaux recherchent des disponibilités, ils peuvent filtrer les résultats par groupe de prestation
Astuce : Un principe général d'ergonomie est que 7 est la quantité maximale d'objets pour qu'une liste soit facile à assimiler. Donc si vous proposez moins de 7 prestations différentes, la segmentation par groupe n'est peut-être pas nécessaire.
b) Durée de la prestation

La durée de la prestation est un multiple de l'unité de durée de rendez-vous.

Astuce : Pour changer l'unité de durée basculer vers Configurer > Agenda > Unité de durée de rendez-vous.
c) Prix

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - L'affichage du prix aux patients est une option. Par exemple, vous pouvez le renseigner ici (pour la gestion interne) et le désactiver dans le module de prise de rendez-vous en ligne.

d) Web

Cochez l'option Web si vous voulez que la prestation soit disponible pour la prise de rendez-vous en ligne.

e) Memo

Cochez l'option Memo si vous voulez que la prestation soit liée à la communication automatisée par   e-mail, SMS ou message vocal synthétique.

f) Descriptif

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Les descriptifs sont affichés dans le module de prise de rendez-vous en ligne.

g) Pré-requis

Les pré-requis apparaissent dans le module de prise de rendez-vous en ligne, dans la version imprimable du rendez-vous et ils peuvent être envoyés dans les communications aux patients (par exemple les rappels de rendez-vous envoyés par e-mail, message texte ou message vocal synthétique).

h) Synonymes

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - les synonymes sont utilisés pour rechercher une prestation dans le module de prise de rendez-vous en ligne.

i) Relances

Les Relances sont utilisées pour envoyer un message après un rendez-vous à un intervalle prédéfini.

2. Gérer les groupes

Basculer vers> Configurer > Établissement > Prestations > Affichage / suppression des groupes > Modifier

Gérer les groupes de prestations

La page Affichage / suppression des groupes est utilisée pour modifier des groupes de prestations qui existent déjà.

Conseil :Pour créer un nouveau groupe de prestations, suivre le chapitre “Groupes de prestations” ci-dessus.
a) Titre du groupe

Renseignez le nom de votre choix et Enregistrez pour changer le nom d'un groupe de prestations.

b) Ordre

Utilisez les flèches pour changer l'ordre d'affichage des prestations à l'intérieur d'un groupe.

c) Prise de rendez-vous en ligne

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Cochez pour activer la prise de rendez-vous en ligne pour toutes les prestations dans un groupe.

d) Montrer les ressources

La prise de RDV en ligne avec tuOtempO WEB - Cochez pour afficher le nom des ressources qui proposent ces prestations.

Exemple : Votre établissement propose des rendez-vous pour passer un scanner et pour rencontrer des consultants. Vos patients peuvent choisir un consultant à partir d'une liste s'ils souhaitent réserver une consultation, mais ils ne seront pas autorisés à choisir leur scanner. Pour obtenir ce résultat, placez tous vos services liés au scanner dans un groupe et décochez l'option Afficher les ressources.
e) Importer prestations et ressources

Utilisez le bouton Importer prestations et ressources pour un import en masse.

3. Gérer les assurances

Basculer vers> Configurer > Établissement > Prestations > Configurer les assurances > Ajouter

Configurer les assurances

Les assurances sont utilisées pour filtrer les recherches de rendez-vous selon la mutuelle que le patient a souscrit.

Exemple : La patiente Olivia Smith a souscrit une mutuelle Niveau Bronze avec la compagnie Health Life. Quand elle cherche un rendez-vous qui corresponde à sa mutuelle, elle ne voit que les disponibilités des ressources qui acceptent les patients Health Life Niveau Bronze et elle ne voit que des prestations qui entrent dans le cadre de sa mutuelle. Pour chaque prestation, le prix correspond à celui défini pour sa mutuelle.

La création d'une mutuelle est faite en deux étapes.

a) Ajouter l'assurance
i. Nom

Renseignez le nom de votre choix dans la case fournie.

ii. Web

Cochez la case pour rendre l'assurance disponible en ligne.

iii. Par défaut

Cochez la case pour qu'elle devienne l'assurance par défaut.

b) Associer les prestations et les ressources
i. Associer les prestations

Sélectionnez les prestations associées à la mutuelle et ajouter des prix personnalisés si besoin y est.

ii. Associer des ressources

Sélectionnez les ressources associées à l'assurance.

c) Importer

Utilisez la fonctionnalité Importer pour ajouter des assurances en masse.

D. Ressources

Basculer vers> Configurer > Ressources > Gérer Ressources > Ajouter

1. Ressource info

Paramétrages pour les ressources

a) Ressource Info

Renseignez les champs disponibles et Enregistrer

i. Type d'accès

Choisissez le niveau d'accès à accorder à la ressource.

ii. Notes

Les notes peuvent être utilisées pour envoyer des informations spécifiques à la ressource dans les communications aux patients.

b) Autres préférences
i. Flux de synchronisation

Le flux de synchronisation permet l'export de l'agenda de la ressource à son agenda électronique personnel, par exemple Outlook ou Google Calendar.

2. Prestations

Configuration des prestations spécifiques à une ressource

Cochez les groupes de prestations pour sélectionner toutes les prestations dans un groupe, ou cochez des prestations spécifiques à l'intérieur d'un groupe.

Par défaut, la durée et le prix sont ceux qui ont été définis au niveau de l'établissement. Utilisez les menus déroulants pour entrer des valeurs autres que les valeurs par défaut de l'établissement.

Enregistrer les modifications.

3. Planning

Le planning d'une ressource

a) Horaires de travail de la ressource

Par défaut l'horaire de travail de la ressource est celui qui a été défini au niveau de l'établissement. Modifier l'horaire dans la page planning pour mettre autre chose que les valeurs par défaut.

i. De > jusqu'à

Les cases De jj/mm/aaaa jusqu'à jj/mm/aaaa vous permettent de définir le champs d'application du planning. Elles sont utilisées, par exemple, pour les ressources occasionnelles ou une disponibilité exceptionnelle. Laissez les valeurs jj/mm/aaaa pour appliquer le planning pendant une durée indéterminée.

ii. Modifier la journée de travail

Utilisez le  menu déroulant pour modifier la journée de travail. L'option Ajouter un intervalle permet l'insertion d'une pause (par exemple une pause déjeuner à midi).

iii. Modifier les prestations proposées pour ce planning

Par défaut toutes les prestations que la ressource propose au moment de la création du planning sont disponibles. Vous pouvez décocher certaines prestations si vous voulez les rendre indisponibles, voir Planning Multiples ci-dessous.

Avertissement : Si vous ajoutez une nouvelle prestation à une ressource après que la ressource a été créée, vous devez aussi l'ajouter au planning pour que cette nouvelle prestation devienne disponible. Cliquez sur “Modifier les prestations disponibles pour cet agenda” et vous constaterez que la nouvelle prestation est décochée - cochez la case pour la rendre disponible.
b) Paramétrer les règles de prise de rendez-vous en ligne
i. Délai minimal entre disponibilités

Utilisez ce paramètre si vous souhaitez établir des écarts entre les rendez-vous

Exemple : Vos rendez-vous durent 45 minutes mais vous ne souhaitez accepter des rendez-vous en ligne qu'au début de chaque heure. Paramétrez l'écart minimum entre disponibilités à 60 minutes.
ii. Durée minimale de temps résiduel

Pour éviter des espace orphelins dans votre agenda, définir la durée minimale de temps résiduel

Exemple : Vos rendez-vous sont d'une durée de 40 minutes et vous souhaitez qu'ils soient sans intervalles. Si une personne prend rendez-vous à 10h00 et si une seconde personne prend rendez-vous à 11h00, vous vous retrouverez avec un espace orphelin de 20 minutes. Pour éviter cela, réglez la durée minimale de temps résiduel à 40 minutes
c) Des horaires multiples pour une seule ressource

Vous pouvez ajouter plusieurs Horaires de travail pour une seule ressource. Cette fonction est utilisée pour définir la disponibilité de certaines prestations à certaines heures ou pour ajouter une disponibilité exceptionnelle.

i. Définir la disponibilité de certaines prestations pendant certaines heures de la journée

Si une ressource souhaite offrir un groupe de prestations pendant une partie de la journée et un deuxième groupe de prestations pendant une deuxième partie, Ajouter des Horaires complémentaires et attribuer des prestations différentes à chaque Horaire.

Exemple : Un médecin accepte des rendez-vous de routine à tout moment de la semaine, mais il n'accepte de nouveaux patients que le vendredi après-midi. Pour arriver à ce résultat, créez un groupe de prestations Nouveaux Patients qui contient une prestation Nouveau Patient et un deuxième groupe de prestations Rendez-vous Standards qui contient les prestations de routine. Créez un premier Horaire pour la semaine entière et dans l'option Modifier les prestations proposées pendant cet horaire  sélectionnez le groupe Rendez-vous Standards. Créez un deuxième Planning pour le vendredi après-midi uniquement et dans l'option Modifier les prestations disponibles pour ce planning , cochez uniquement le groupe Nouveaux Patients.
ii. Disponibilité exceptionnelle

Si une ressource travaille une journée pendant laquelle d'habitude elle ne travaille pas, Ajouter un Planning supplémentaire et utiliser les valeurs De jj/mm/aaaa jusqu'à jj/mm/aaaa pour limiter la disponibilité exceptionnelle dans la durée.

Exemple : Un médecin ne travaille pas d'habitude le mercredi, mais il va travailler un mercredi spécifique. Ajouter un Planning supplémentaire et renseignez les heures où le médecin travaille le mercredi.  Utiliser les valeurs De jj/mm/aaaa jusqu'à jj/mm/aaaa pour limiter la disponibilité exceptionnelle à la semaine en question.

4. Lieux

Sélectionnez le lieu où la ressource travaille.

a) Une ressource travaille dans plusieurs lieux

Si une ressource travaille dans plusieurs lieux, dans la plupart des cas il est conseillé de créer une ressource séparée pour chaque lieu de travail.

Avertissement : N'utilisez pas la fonction “sélection multiple” pour une ressource qui travaille dans deux lieux différents avec des horaires distincts. Créez deux ressources distinctes, par exemple Dr Dupont au Cabinet et Dr Dupont à l'hôpital, et assignez des Horaires distincts selon sa présence en chaque lieu.